Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist die:

Hochschule für Musik Würzburg 
Hofstallstr. 6–8 
97070 Würzburg 
Tel.: +49 (0)931–32187-0 
Fax: +49 (0)931–32187-2800

Die Hochschule für Musik Würzburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung (Art. 4 Abs. 1 BayHIG). Sie wird vertreten durch den Präsidenten der HfM Würzburg Prof. Dr. Christoph Wünsch.

Datenschutzbeauftragter der Hochschule für Musik Würzburg 
Hofstallstr. 6–8 
97070 Würzburg 
E-Mail: datenschutz@hfm-wuerzburg.de

Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet zum Zweck: 

• der Planung, Organisation und Durchführung von Exkursionen im Rahmen der Lehre,
• der Prüfung und Genehmigung von Exkursionsanträgen,
• der Abwicklung von Dienstreisen (bei Beschäftigten),
• der Abrechnung und Erstattung von im Rahmen der Exkursion entstandenen Kosten,
• der Dokumentation und Nachweisführung gegenüber internen und externen Prüfstellen.

Rechtsgrundlage: 
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von: 

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. BayHIG (Wahrnehmung von Aufgaben im Bereich Lehre),
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. BayHO sowie reisekostenrechtlichen Vorschriften (gesetzliche Verpflichtung zur Abrechnung und Nachweisführung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (für Beschäftigte im Rahmen von Dienstreisen).

Es werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet: 

• Stammdaten (Name, Vorname)
• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Hochschulzugehörigkeit (Studierender, Beschäftigter, Lehrender)
• Reisedaten (Ziel, Zeitraum, Teilnahme)
• Abrechnungs- und Kostendaten (z. B. Belege, Rechnungen)
• Bankdaten (zur Erstattung von Kosten)

Mitglieder der Hochschule (Lehrende, Beschäftigte, Studierende, Verwaltung, Präsidium), ggf. externe Begleitpersonen (Lehrbeauftragte, Gastdozenten), Kooperationspartner (Kontaktpersonen) 

• Zuständige Fachbereiche / Fachgruppe
• Präsidium

Externe Empfänger:

• Kreditinstitute (zur Auszahlung von Erstattungen)
• ggf. Dienstleister (z.B. Reiseanbieter)
• ggf. staatliche Prüfbehörden

Eine Übermittlung in Drittländer oder an internationale Organisationen findet nicht statt. 

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Abwicklung der Bestellung erforderlich ist. 

• Abrechnungs- und Buchungsunterlagen: bis zu 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungsfristen)
• sonstige Unterlagen: in der Regel bis zu einem Jahr

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu: 

• Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG). 
• Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). 
• Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). 
• Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. Neben dem Beschwerderecht können Sie auch einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.

Widerspruchsrecht

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Die Hochschule behält sich vor, diese Datenschutzhinweise anzupassen, sofern dies aufgrund geänderter rechtlicher Vorgaben, organisatorischer Anpassungen oder technischer Weiterentwicklungen erforderlich wird.