Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen von Evaluationen und Befragungen an der Hochschule für Musik Würzburg (u.a. Lehrveranstaltungsevaluationen, Studiengangevaluationen, Absolvent*innenbefragungen und sonstige Evaluationen) über die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Systems gemäß Art. 13 DSGVO.

Die Befragungen erfolgen ausschließlich elektronisch mittels der Software EvaSyS, mit der sich Umfragen unter Nutzung verschiedener Umfragemedien (online- und/oder papierbasiert) und Umfragemodi (z.B. per Onlinelink oder im TAN-Verfahren) erstellen, veröffentlichen und durchführen lassen. Die Befragungsergebnisse werden auf den Servern der Hochschule erfasst und können von den Umfrageerstellern mit internen Funktionen ausgewertet und/oder exportiert werden.

Die Ergebnisse werden mit Analyseprogrammen (z.B. EvaSys, SPSS) für die Auswertung und Darstellung der Daten aufbereitet. Die zu erstellende Publikation wird Daten in aggregierter Form aufgreifen, aus denen jedoch keine Rückschlüsse auf die einzelnen Teilnehmenden möglich sind.

1. Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist die:

Hochschule für Musik Würzburg
Hofstallstr. 6–8
97070 Würzburg
Tel.: +49 (0)931–32187-0
Fax: +49 (0)931–32187-2800

Die Hochschule für Musik Würzburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung (Art. 4 Abs. 1 BayHIG). Sie wird vertreten durch den Präsidenten der Hochschule für Musik Würzburg Prof. Dr. Christoph Wünsch.

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

Datenschutzbeauftragter der Hochschule für Musik Würzburg
Daniel Bachmeier
Hofstallstr. 6–8
97070 Würzburg
E-Mail: datenschutz@hfm-wuerzburg.de

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden zur Sicherung und Verbesserung der Qualität in Studium und Lehre an der Hochschule benötigt. Die Analyseergebnisse dienen als Grundlage für die Ableitung von Maßnahmen zur

• Weiterentwicklung und Verbesserung der Qualität der Studiengänge (z.B. Studiengangevaluation),
• Weiterentwicklung und Verbesserung der Studienorganisation und des Studienumfeldes (z.B. Studienbedingungsevaluation),
• Weiterentwicklung und Verbesserung der Lehrleistung/-kompetenz der Lehrenden in den Lehrveranstaltungen (Lehrveranstaltungsevaluation),
• Verbesserung der Studienangebote und Studienbedingungen sowie des Übergangs in den Arbeitsmarkt (z.B. Absolvent*innenbefragung),
• Weiterentwicklung und Verbesserung der Veranstaltungsangebote der Hochschule,
• Weiterentwicklung und Verbesserung sonstiger Prozesse und Services der Hochschule.

Die im System erhobenen Daten werden für die folgenden Zwecke gemäß den jeweils angegebenen Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) verarbeitet.

Lehrveranstaltungsevaluation:
Die Bewertung der Lehre zum Zweck der Qualitätssicherung der Arbeit der Hochschule erfolgt im Rahmen der Erfüllung der der Hochschule übertragenen öffentlichen Aufgabe gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 7 Abs. 3 BayHIG (Bewertung der Lehre).

Studiengangevaluation:
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Studiengangevaluation an der Hochschule ist Art. 6 Abs. 1 lit. e. DSGVO. Die Einladung zur Teilnahme an einer Befragung zum Zweck der Qualitätssicherung der Arbeit erfolgt im Rahmen der Erfüllung der Hochschule übertragenen öffentlichen Aufgabe gem. Art. 7 Abs. 4 BayHIG, § 18 Bayerische Studienakkreditierungsverordnung (BayStudAkkV).

Absolvent*innenbefragung, Studienbedingungsevaluation:
Die Bewertung der Studienangebote und Studienbedingungen sowie des Übergangs in den Arbeitsmarkt zum Zweck der Qualitätssicherung erfolgt im Rahmen der Erfüllung der der Hochschule übertragenen öffentlichen Aufgabe gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 7 Abs. 2 BayHIG (Qualitätssicherung), Art. 76 Abs. 2 BayHIG (Überprüfung von Inhalten und Formen des Studiums).

Sonstige Evaluationen:
Die Rechtsgrundlage für die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Teilnahme an einer (Online-)Befragung ist in der Regel die Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Bei Evaluationen in Studium und Lehre ist die Rechtsgrundlage die Erfüllung der der Hochschule übertragenen öffentlichen Aufgabe gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 7 Abs. 2 BayHIG (Qualitätssicherung), Art. 76 Abs. 2 BayHIG (Überprüfung von Inhalten und Formen des Studiums).

4. Kategorien der personenbezogenen Daten und der betroffenen Personen

Die folgenden personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Nutzung des Systems sowie der Registrierung und Antragstellung erhoben und auf gesicherten Systemen der Hochschule für Musik Würzburg gespeichert.

• Kontaktdaten der Befragten: Name, E-Mail-Adresse oder Post-Adresse
• Protokolldaten der Teilnehmenden: entstehen bei der Nutzung der Webanwendung (Domain, IP-Adresse der Nutzenden, Anfragen, Session-ID, Timestamp, Status Code) durch die Teilnehmenden
• Befragungsinhalte: Bewertungen von Personen und Services
• Stammdaten: Für die Benutzerkonten im System werden aus der zentralen Verwaltung der Hochschule übertragene Daten gespeichert (Vorname und Nachname, Titel (z.B. Prof. oder Dr.), E-Mail-Adresse)

Bei der Durchführung der studentischen Lehrevaluation werden zusätzlich von den Lehrenden die Anrede, der Titel, der Vor- und Nachname, die E-Mail-Adresse und Informationen der zu evaluierenden Veranstaltungen verarbeitet.

Bei der Durchführung der Absolvent*innenbefragung werden zusätzlich von den Absolvent*innen u.a. Angaben zur Soziodemographie, Angaben zum Studium und Studienverlauf, Angaben zum Kompetenzerwerb und Angaben zum Übergang in die Berufswelt/ zur beruflichen Situation verarbeitet.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Zugangs- und Zugriffsrechte auf Evaluationsunterlagen haben nur die berechtigten Personen, die diese unmittelbar am Evaluations- und Befragungsvorhaben beteiligt sind.

Wir geben die Daten folgendermaßen innerhalb der Hochschule weiter:

• Lehrevaluation: Lehrende, Studierende, sowie Studiendekan*innen und Hochschulleitung erhalten die zusammengefassten Bewertungen der Studierenden (Evaluationsdaten) je Veranstaltung aus dem (zentralen) Befragungstool. Innerhalb der Hochschule werden die personenbezogenen Daten gem. Art. 7 Abs. 3 S. 3, Art. 76 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 BayHIG dem jeweiligen Organ der Hochschule, den Studierenden und der Hochschulleitung bekannt gegeben.
• Studiengangevaluation: Der Ergebnisbericht wird der Hochschulleitung, den Studiendekan*innen, den Studiengang- oder Studienfachverantwortlichen sowie der Studierendenvertretung übermittelt. Die betroffenen Studierenden erhalten eine Möglichkeit der Einsichtnahme in die Ergebnisse.
• Absolvent*innenbefragung: Ein anonymisierter Ergebnisbericht wird der Hochschulleitung, den Studiendekan*innen, den Studienkommissionen und der Studierendenvertretung übermittelt.
• Studienbedingungsevaluation: Die anonymisierten (Teil-)Ergebnisberichte werden der Hochschulleitung, den Studiendekan*innen, den Studienkommissionen und ggf. den Fachgruppen sowie der Studierendenvertretung übermittelt. Allen an der Hochschule immatrikulierten Studierenden werden die Gesamtergebnisse ebenfalls zugänglich gemacht (siehe Art. 7 Abs. 3 Satz 3 BayHIG).
• Sonstige Evaluationen: Die anonymisierten (Teil-)Ergebnisberichte werden den intern Verantwortlichen, ggf. den betroffenen Referent*innen und den Teilnehmenden von Evaluationen zur Verfügung gestellt.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Im System verarbeitete Daten werden grundsätzlich nicht in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt. Sofern dies erforderlich sein sollte, erfolgt eine gesonderte Information.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist.

• Kontaktdaten der Befragten: Die personenbezogenen Daten werden nach Abschluss der Befragung durch Beschäftigte der Stabsstelle für Hochschul- und Qualitätsentwicklung aus dem Befragungssystem sowie vom entsprechenden Server der Hochschule gelöscht.
• Protokolldaten der Teilnehmenden: Speicherung längstens 14 Tage
• Befragungsinhalte: Die Daten, die durch die Antworten im Fragebogen generiert wurden, werden wenn nötig zeitnah anonymisiert und im System mindestens für die Dauer eines Evaluationszyklus (Vorbereitung, Erhebungsphase, Nachbereitung und Auswertung) auf internen Servern der Hochschule gespeichert. Allerdings sind diese Daten nicht mehr zur Person zurück verfolgbar, da die Antworten im Fragebogen nicht mit den Kontaktdaten verknüpft sind.
• Stammdaten: Benutzerkonten verbleiben bis zur Löschung des Personendatensatzes bei der Hochschule bzw. bis zum Ablauf der Nutzungsberechtigung im System und werden danach gelöscht.

8. Betroffenenrecht

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu: 

• Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
• Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).
• Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. 
• Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

9. Widerrufsrecht

Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, die Einwilligung zu widerrufen. Die bis dahin erfolgte Datenverarbeitung bleibt rechtmäßig, der Widerruf gilt nur für die Zukunft. Ihre personenbezogenen Daten werden in diesem Fall unverzüglich gelöscht.

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

10. Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Die Hochschule für Musik Würzburg behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen wenden.