Datenschutzhinweise Evaluations- und Umfragesoftware EvaSys

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie als Nutzer der Evaluations- und Umfragesoftware EvaSys an der Hochschule für Musik Würzburg über die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des Systems gemäß Art. 13 DSGVO.

Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben beim Besuch unserer Websites, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

EvaSys ist eine webbasierte Software, mit der sich Umfragen unter Nutzung verschiedener Umfragemedien (online- und/oder papierbasiert) und Umfragemodi (z. B. per Onlinelink oder im TAN-Verfahren) erstellen, veröffentlichen und durchführen lassen. Die Befragungsergebnisse werden auf den Servern der HfM Würzburg erfasst und können von den Umfrageerstellern mit internen Funktionen ausgewertet und/oder exportiert werden.

Die Teilnahme an Umfragen ist grundsätzlich ohne Anmeldung möglich. Ob in einer Umfrage personenbezogene Daten erhoben werden, obliegt den für die jeweilige Befragung verantwortlichen Umfrageerstellern. Über die Verarbeitung personenbezogener Daten müssen die Umfrageersteller auf der Startseite der Umfrage informieren und erforderlichenfalls eine Einwilligungserklärung einholen.

Allgemeine Informationen

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO, ist die:

Hochschule für Musik Würzburg

Hofstallstraße 6-8
97070 Würzburg

Tel.: +49 (0)931–32187-0
Fax: +49 (0)931–32187-2800

E-Mail: hochschule@hfm-wuerzburg.de

Die HfM Würzburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung (Art. 4 Abs. 1 BayHIG). Sie wird vertreten durch den Präsidenten der HfM Würzburg Prof. Dr. Christoph Wünsch.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter der Hochschule für Musik Würzburg

Herr Dirk Bräuer

Hofstallstr. 6–8
97070 Würzburg

E-Mail: datenschutz@hfm-wuerzburg.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die im System erhobenen Daten werden für die folgenden Zwecke gemäß den jeweils angegebenen Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1 EU-DSGVO) verarbeitet.

Gewährleistung der Funktionen

Das System bietet als Software zur Durchführung von Evaluations- und Befragungsvorhaben im Hochschulkontext verschiedene Funktionen. Um diese Funktionen (z. B. persönliche Benutzerkonten) oder gängige Praktiken der Bedienfreundlichkeit (z. B. Speichern von Einstellungen im Benutzerkonto) zu gewährleisten, werden Nutzungs- und Inhaltsdaten auf den Servern verarbeitet und ggf. Cookies im Browser gespeichert.

Die Verarbeitung der Daten zu diesem Zweck geschieht gemäß der Einwilligung in die Allgemeinen Nutzungsbedingungen für die Nutzung der Evaluations- und Umfragesoftware EvaSys an der HfM Würzburg (Art. 6 Abs. 1 lit. a. EU-DSGVO).

Durchführung der Befragungen

Registrierte Nutzer können Umfragen erstellen, diese zur Durchführung publizieren und somit weltweit verfügbar machen. Die Umfrageersteller sind für die Veröffentlichung und Durchführung der Befragungen verantwortlich. Sind Daten weiterer Personen betroffen, obliegt die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen den für die Umfrage verantwortlichen Nutzer. Werden im Rahmen einer Umfrage personenbezogene Daten erhoben, so informieren die Umfrageersteller auf der Startseite der Umfrage gemäß Art. 13 DSGVO über die mit der Umfrage verbundene Datenverarbeitung.

Die Rechtsgrundlage für die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Teilnahme an einer (Online-)Befragung ist in der Regel die Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Andernfalls informieren die Umfrageersteller auf der Startseite der Umfrage über die Rechtsgrundlage der Verarbeitung.

Kategorien der personenbezogenen Daten

Die folgenden personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Nutzung des Systems sowie der Registrierung und Antragstellung erhoben und auf gesicherten Systemen der HfM Würzburg gespeichert.

Protokolldaten

Generell werden bei dem Besuch einer Webseite aus technischen Gründen automatisch Informationen vom Browser an den Server gesendet und dort in Zugriffsprotokollen abgespeichert. Bei der Nutzung einer Webanwendung entstehen außerdem weitere Protokolldaten, die zur Nachverfolgung von technischen Fehlern notwendig sind. Zu diesen Informationen gehören:

  • Domain
  • IP-Adresse der Nutzenden
  • Anfragen
  • Session-ID
  • Timestamp
  • Status Code

Die im System verarbeiteten Protokolldaten werden ausschließlich für die technische Umsetzung der Evaluationen und Befragungen im System sowie zu Zwecken der Identifikation und Nachverfolgung unzulässiger Zugriffsversuche und Zugriffe auf den Server verwendet.

Die genannten Daten können nur von der technischen Administration eingesehen werden. Protokolldaten werden in der Regel längstens 14 Tage gespeichert und dann gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.

Stammdaten

Für die Benutzerkonten im System werden folgende aus der zentralen Verwaltung der HfM Würzburg übertragene Daten gespeichert:

  • Vorname und Nachname
  • Titel (z. B. Prof. oder Dr.)
  • E-Mail-Adresse

Benutzerkonten verbleiben bis zur Löschung des Personendatensatzes bei der HfM Würzburg bzw. bis zum Ablauf der Nutzungsberechtigung im System und werden danach gelöscht.

Inhaltsdaten

Die Inhaltsdaten umfassen alle Daten, die von den Nutzern selbst in das System eingestellt oder von ihnen im System erstellt werden. Diese Daten sind hier aufgeführt, da sie einzelnen Nutzern zugeordnet sind und personenbezogene Daten enthalten können. Zu diesen Daten gehören beispielsweise:

  • im Benutzerprofil freiwillig angegebene Informationen
  • modifizierte Onlinetemplates
  • Fragebögen (inklusive eingebundener Medieninhalte)
  • Befragungsdaten

Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung des Systems verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte. In Einzelfällen kann dies auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung oder zwecks Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bei Urheberrechtsverletzungen. Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf der Grundlage des Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Im System verarbeitete Daten werden grundsätzlich nicht in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt. Sofern dies erforderlich sein sollte, erfolgt eine gesonderte Information.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist.

Betroffenenrechte

Allgemein

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu: 

  • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. 
  • Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Widerrufsrecht

Soweit die Datenverarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie jederzeit das Recht, die Einwilligung zu widerrufen. Die bis dahin erfolgte Datenverarbeitung bleibt rechtmäßig, der Widerruf gilt nur für die Zukunft. Ihre Daten werden in diesem Fall unverzüglich gelöscht.

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Die HfM Würzburg behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen wenden.