Datenschutzhinweise zur Nutzung von Videokonferenzsystemen

Diese Datenschutzhinweise bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Bereitstellung und Nutzung von Videokonferenzsystemen als Kollaborations- und Kommunikationslösung. Seit dem 1. Dezember 2021 sind Meeting- und Webinarlösung externer Videokonferenzanbieter sog. Telekommunikationsdienste i.S.d. Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) und unterliegen damit dem Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TTDSG.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung des jeweiligen Tools erforderlich, um sich gegebenenfalls die Software für die Nutzung der jeweiligen Tool-Applikation herunterzuladen. Das jeweilige Tool kann aber auch ohne die Applikation genutzt werden, indem die jeweilige Einladung angeklickt und ggf. weitere Zugangsdaten zu der jeweiligen Online-Stunde direkt in der Browser-Version des Tools eingegeben werden. Die Basisfunktionen des jeweiligen Tools sind über die Browser-Version nutzbar, die auf der Website des jeweiligen Tools zu finden sind.

Allgemeine Informationen

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist die:

Hochschule für Musik Würzburg

Hofstallstr. 6–8
97070 Würzburg

Tel.: +49 (0)931–32187-0
Fax: +49 (0)931–32187-2800

Die HfM Würzburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung (Art. 4 Abs. 1 BayHIG).
Sie wird vertreten durch den Präsidenten der HfM Würzburg Prof. Dr. Christoph Wünsch.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter

Datenschutzbeauftragter der Hochschule für Musik Würzburg
Daniel Bachmeier
Hofstallstr. 6–8
97070 Würzburg

E-Mail: datenschutz@hfm-wuerzburg.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich zur Bereitstellung und Nutzung der Videokonferenzsysteme als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung. Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit an der Hochschule zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und von Hochschulaufgaben gemäß Art. 2 BayHIG, insbesondere für die Sicherstellung und Unterstützung des Lehr- und Forschungsbetriebs.

Zoom X:
Für Seminare, Vorlesungen, Veranstaltungen u.ä. mit Schwerpunkt Präsentation oder Diskussion per Audio/Video. Geeignet für Videokonferenzen mit vertraulichem Charakter wie z. B. Gremiensitzungen, interne Beratungen, Prüfungen, Verteidigungen, sofern die Konferenz über Ende-zu-Ende-Verschlüsselung geschützt ist.  Bei diesem Angebot handelt es sich um einen vertraglich gebundenen des Telekommunikationsanbieters Bei diesem Angebot handelt es sich um einen vertraglich gebundenen Dienst des Telekommunikationsanbieters Telekom Deutschland GmbH. Dabei wird Zoom-Konferenzlösung über die Telekom Deutschland GmbH als Auftragsverarbeiter der Hochschule bereitgestellt. Zoom X ist ausschließlich auf Servern in Deutschland gehostet und ein großer Teil des Kundensupports von Zoom X wird nun in Deutschland abgewickelt. Mit Telekom Deutschland besteht eine Auftragsverarbeitungsvertrag.

Rechtsgrundlagen

Anwendungsbereich Rechtsgrundlagen

Freiwillige Nutzung von Zoom, Aufzeichnungen

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

Erfüllung von Dienstaufgaben

Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 BayHIG, Art. 12 BayHIG

Lehre und Studium

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 76 Abs. 2 BayHIG

Nutzung durch Beschäftigte und Bedienstete

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. § 3a Abs.1 ArbStättV

Durchführung mündlicher Prüfungen (Authentifizierung und Verhinderung von Täuschungshandlungen)

Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 84 Abs. 6 S. 2 Nr. 3, 4 BayHIG, §§ 5 Abs. 1 S. 1, 6 BayFEV

Vertragsbeziehungen

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Störungsbehebung und Fehleranalyse

Art. 6 Abs. 1 lit. e und Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 BayHIG, Art. 76 Abs. 2 BayHIG, Art. 36, 43 BayDiG

Kategorien der personenbezogenen Daten

Je nach Art und Umfang der Nutzung der Videokonferenzsysteme kann es zu einer Verarbeitung folgender personenbezogener Daten kommen.

Zoom X:

Nr. Bezeichnung der Daten

1

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (falls Single-Sign-On nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional), Anmeldestatus/Nutzungsstatus (wenn angemeldet/gerade in einem Meeting)

2

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

3

Meeting-Aufzeichnungen: Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio-Protokolldatei

4

IM-Chat-Protokolle

5

Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registriert Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse des verwendeten Geräts

Kategorien der betroffenen Personen

Nr.
Kategorie
Bezeichnung der Daten
1-5 Nutzende
3-4 In der Kommunikation erwähnte weitere Personen

Empfänger der personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Die Anbieterin Telekom Deutschland GmbH, und ihre Partnerin Video Communications, Inc. sowie etwaige Subauftragnehmer erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages bzw. etwaiger Vertragsverhältnisse mit Subauftragnehmern erforderlich bzw. vorgesehen ist. Die genehmigten Sub-Unterauftragsverarbeiter verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der Standardvertragsklauseln.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre Daten gem. Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern wir sie nicht mehr für die Zwecke, für die wir sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet haben, benötigen. Im Falle einer Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund einer Einwilligungserklärung oder wenn Sie begründeten Widerspruch gegen eine Verarbeitung eingelegt haben, löschen wir Ihre Daten unverzüglich. Etwas anderes gilt für den Fall, dass wir aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zur Aufbewahrung verpflichtet sind bzw. die Daten vom Landesarchiv übernommen werden.

Zoom X: Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien

Nr.
Kategorie
Löschfrist

1

30 Tage nach Löschen des Accounts bzw. Vertragsende

2

30 Tage nach Löschbitte bzw. Vertragsende

3

7 Tage nach Löschung der Aufzeichnung

4

7 Tage nach Löschung des Chats

5

30 Tage nach Löschbitte bzw. Vertragsende

Betroffenenrechte

Allgemein

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu: 

  • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG). 
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). 
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). 
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 
  • Liegt eine internationale Übermittlung von personenbezogen Daten ohne Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vor, haben Sie das Recht eine Kopie der vertraglichen Garantien auf Anfrage bei uns erhalten.
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. Neben dem Beschwerderecht können Sie auch einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.

Widerrufsrecht

Soweit die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

Widerspruchsrecht

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.