Datenschutzhinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten
im Rahmen des Personalauswahlverfahrens
Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche Daten wir während des Bewerbungsverfahrens erfassen und wie diese weiter erarbeitet werden. Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben beim Besuch unserer Websites, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf unsere allgemeine Datenschutzerklärung.
Inhaltsverzeichnis
- Kontaktdaten des Verantwortlichen
- Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
- Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
- Kategorien der personenbezogenen Daten
- Empfänger der personenbezogenen Daten
- Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
- Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
- Betroffenenrechte
- Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Kontaktdaten des Verantwortlichen
Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der DSGVO, ist die:
Hochschule für Musik Würzburg
Hofstallstraße 6-8
97070 Würzburg
Tel.: +49 (0)931–32187-0
Fax: +49 (0)931–32187-2800
E-Mail: hochschule@hfm-wuerzburg.de
Die HfM Würzburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung (Art. 4 Abs. 1 BayHIG). Sie wird vertreten durch den Präsidenten der HfM Würzburg Prof. Dr. Christoph Wünsch.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter der Hochschule für Musik Würzburg
Daniel Bachmeier
Hofstallstr. 6–8
97070 Würzburg
E-Mail: datenschutz@hfm-wuerzburg.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten dient dem Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, bzw. der Entscheidung über die Bestellung als Lehrpersonal.
Unterstützend wird hierbei eine Bewerbermanagementsoftware eingesetzt, wobei jedoch Entscheidungen nicht ausschließlich auf automatisierte Grundlagen gestützt werden. Konkret speichern wir zunächst die uns zur Verfügung gestellten Daten. Auf Basis dieser Angaben wird geprüft, ob eine Einladung zum Vorstellungsgespräch als Teil des Auswahlverfahrens in Betracht kommt. Bei grundsätzlicher Eignung erheben wir weitere personenbezogene Daten, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind. Kommen Sie für eine Einstellung in Betracht, informieren wir Sie über diese weiter zu erhebenden Angaben.
Rechtsgrundlagen:
Ihre personenbezogenen Daten werden auf folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen für einen mit der Bewerbung angestrebten Beschäftigungsvertrag ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der mit der Bewerbung angestrebten Einstellung in den Vorbereitungsdienst ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 103 BayBG i.V.m. Art. 26 LlbG.
- Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der mit der Bewerbung angestrebten Berufung zur Professorin oder zum Professor ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 103 BayBG i.V.m. Art. 26 LlbG i.V.m. Art. 18 BayHSchPG.
Sofern Sie uns besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren zur Verfügung stellen, verarbeiten wir diese auf Grund der Rechtsgrundlage des Art. 103 S. 1 Nr. 2 BayBG und Art. 9 Abs. 2 lit. b und h DSGVO i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG.
Eine Rechtspflicht zur Angabe der Daten besteht nicht. Werden jedoch bestimmte, entsprechend gekennzeichnete Daten nicht angegeben, kann die entsprechende Bewerbung nicht berücksichtigt werden.
Kategorien der personenbezogenen Daten
Im Rahmen des Personalauswahlverfahren werden folgende personenbezogene Daten erhoben:
- Vor- und Familienname,
- Geburtsname, -datum und –ort,
- Staatsangehörigkeit
- Kontaktdaten (Anschrift, Tel. Nr., E-Mail-Adresse, soweit – freiwillig - angegeben)
- Angaben über familiäre Verhältnisse (Familienstand, Ehepartner/in, Kinder)
- Lichtbild
- schulischer und beruflicher Werdegang incl. Qualifikationen und Arbeitszeugnisse, außerbetriebliche Aus- und Fortbildung, Studium
- weitere im Verlauf des Auswahlverfahrens zu erhebende Angaben (s. Ziff. 3)
Empfänger der personenbezogenen Daten
Ihre Daten werden in dem zur Durchführung des Personalauswahlverfahrens erforderlichen an folgende Stellen weitergegeben:
- verwaltungsinterne Abteilungen bzw. Personen, soweit diese mit der Einstellung zu befassen sind
- Personalvertretung (Personalrat), soweit entsprechende Beteiligungsrechte bestehen
- die mit der Anwendung der Bewerbungsmanagementsoftware befasste Fa. BITE GmbH, Magirus-Deutz-Str. 16, 89077 Ulm, Tel.: 0731/14 11 50-0, E-Mail: info@b-ite.de.
- Landesamt für Verfassungsschutz, sofern im Rahmen der Prüfung der Verfassungstreue im öffentlichen Dienst erforderlich;
Im Zusammenhang mit der Bestellung als Lehrpersonal werden Ihre personenbezogenen Daten an folgende weitere externe Stellen weitergegeben, soweit die Weitergabe der Daten jeweils erforderlich ist:
- Staatsoberkasse Bayern als die für die Auszahlung der Vergütung zuständige Stelle
- Bayerisches Staatsministerium für Wissenschaft und Kunst sowie das Bayerische Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat im Rahmen der Fach- und Rechtsaufsicht
- Rechnungsprüfungsämter und Bayerischer Oberster Rechnungshof gemäß den Anforderungen der Rechnungsprüfungsbehörden im Rahmen der gesetzlichen Rechnungsprüfung
- Finanzbehörden zur Meldung gemäß der Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten
- Künstlersozialkasse
Gegebenenfalls werden Ihre Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.
Zur Abwehr von Gefahren für die Sicherheit in der Informationstechnik können bei elektronischer Übermittlung Daten an das Landesamt für Sicherheit in der Informationstechnik weitergeleitet werden und dort auf Grundlage der Art. 12 ff. des Bayerischen E-Government-Gesetzes (BayEGovG) verarbeitet werden.
Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland zu übermitteln.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre im Rahmen des Personalauswahlverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichern wir mindestens für sechs Monate.
Im Falle nicht erfolgreicher Bewerbung oder bei deren Rücknahme vernichten bzw. löschen wir die von Ihnen übermittelten Daten ebenso nach Ablauf von sechs Monaten nach Absage. Die Aufbewahrung bzw. Speicherung der Angaben ist im Rahmen vorgenannter Fristen ist für den Fall etwaiger Klagen (z.B. etwaige Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz - AGG) erforderlich.
Bei einer Einstellung werden Sie gesondert über die dann geltenden Regelungen zum Umgang mit Ihren Personaldaten informiert. Personenbezogene Daten aus Ihrer Bewerbung werden in die Personalakte übernommen, sofern sie nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit diesem stehen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist § 3 Abs. 6 TV-L, bzw. § 50 BeamtStG.
Betroffenenrechte
Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:
- Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
- Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.
- Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die Hochschule, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.
Änderung unserer Datenschutzbestimmungen
Die Hochschule behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.
Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen wenden.