Datenschutzhinweise

zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens für ein Studium an der HfM Würzburg

Im Folgenden informieren wir Sie nach Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens für einen Studienplatz bei der Hochschule für Musik Würzburg. Hinsichtlich weiterer Informationen über die Speicherung von Angaben bei Besuch unserer Websites, insbesondere bezüglich technischer Nutzungsdaten, verweisen wir auf unsere all-gemeine Datenschutzerklärung (welche unter folgendem Link zu finden ist: www.hfm-wuerzburg.de/datenschutz).

Abhängig vom Stand des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens werden folgende Mittel eingesetzt:

  • Bewerbungsplattform muvac
  • Studierendenverwaltungssystem CAS

Allgemeine Informationen

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ist die:

Hochschule für Musik Würzburg
Hofstallstraße 6-8
97070 Würzburg

Tel.: +49 (0)931–32187-0
Fax: +49 (0)931–32187-2800

E-Mail: hochschule@hfm-wuerzburg.de

Die HfM Würzburg ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts und staatliche Einrichtung (Art. 4 Abs. 1 BayHIG). Sie wird vertreten durch den Präsidenten der HfM Würzburg Prof. Dr. Christoph Wünsch.

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Den behördlichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Datenschutzbeauftragter der Hochschule für Musik Würzburg
N. N.
Hofstallstr. 6–8
97070 Würzburg

E-Mail: datenschutz@hfm-wuerzburg.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Zwecke

Die Hochschule für Musik Würzburg nutzt die erhobenen persönlichen Daten, um die Studienplatzbewerbung sowie das Zulassungsverfahren im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu bearbeiten ebenso wie für das an eine erfolgreiche Studienplatzbewerbung anschließende Immatrikulationsverfahren. Bei einer Immatrikulation an der Hochschule für Musik Würzburg werden persönliche Daten im weiteren Verlauf für die Studierenden- und Prüfungsverwaltung, zur Unterstützung für die Bearbeitung von internationalen Angelegenheiten wie Auslandssemester sowie für Stipendienangelegenheiten und als Grundlage für die Talentförderung übernommen.

Wenn Studierende nach ihrem Abschluss mit der Hochschule für Musik Würzburg als Alumni in Kontakt bleiben wollen, ist eine separate Erklärung / Anmeldung erforderlich: Nur dann werden die Daten für passgenaue Alumniangebote verwendet.

Außerdem nutzt die Hochschule für Musik Würzburg die erhobenen Daten, um Systemzugänge (eCampus, E-Mail-Adressen, etc.) zu steuern.

Im Bewerbungs- und Zulassungsverfahren werden persönliche Daten ausschließlich für den Kontakt und die Abwicklung des Verfahrens eingesetzt.

In der Studierenden- und Prüfungsverwaltung werden die Daten für den Kontakt, für das Antragsmanagement (Beurlaubungen, Fristen, Anerkennung etc.) sowie für die Gebühren- und Prüfungsverwaltung im Rahmen der rechtlichen Vorgaben genutzt. Die Daten werden bei der Immatrikulation an das Bibliotheksverwaltungssystem übermittelt.

Im Rahmen der Stipendienangelegenheiten erfasst die Hochschule für Musik Würzburg über die Hochschule abzuwickelnde Stipendienanträge (z.B. Deutschlandstipendium) und nutzt die vorhandenen Daten für die zielgerichtete Information über Stipendienprogramme, die Talentförderung und die Vergabe von Preisen an Studierende und AbsolventInnen. In einigen externen Förderprogrammen haben die Hochschulen ein Vorschlagsrecht zu nach den jeweiligen Kriterien geeigneten Studierenden. Die Hochschule für Musik Würzburg ermittelt in den Systemen die Studierenden, die die Kriterien der Förderprogramme am besten erfüllen; ein Vorschlag mit der Übermittlung persönlicher Daten an externe Stipendiengebende erfolgt nur mit einer Einwilligung.

Rechtsgrundlagen

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 87, 89 Bayerisches Hochschulinnovationsgesetz (BayHIG), §§ 18, 19 Qualifikationsverordnung (QualV) i.V.m. der Qualifikationssatzung (QualS) und der Satzung über die Immatrikulation, Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation (ImmaS) der Hochschule in der jeweils aktuellen Fassung sowie das Hochschulstatistikgesetz (HStatG).

Die Speicherung von privaten E-Mail-Adressen sowie der privaten Telefonkontaktdaten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG: Die privaten Kontaktdaten ermöglichen den Betroffenen und der Hochschule in Eilfällen wie Prüfungsterminierungen, Abstimmungen zu Anträgen und Entscheidungen u.ä. eine effiziente Abwicklung. Die Datenverarbeitung ist daher für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die dem Verantwortlichen oder der Verantwortlichen übertragen wurde. Da private Kontaktdaten lediglich intern genutzt, intern nur an berechtigte Serviceeinheiten und extern nicht weitergeben werden, stehen dem nicht Interessen an Wahrung der Privatsphäre und Schutz der persönlichen Daten überwiegend entgegen.

Kategorien der personenbezogenen Daten

Eignungsprüfung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Persönliche Angaben: Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse
  • Angaben zum gewünschten Studiengang: Abschluss, Studienfach bzw. Studienfächer, Studienform
  • Angaben zur Hochschulzugangsberechtigung: Art, Datum und Ort, Kreis und Staat des Erwerbs, Durchschnittsnote
  • Angabe von bisher belegten Studiengängen: Art des Abschlusses, Angabe der Hochschule und des Staates der Hochschule, Studienfächer, Studienform
  • Angaben zur Erstimmatrikulation und zu bereits absolvierten Semestern: Bezeichnung, Ort und Staat der Hochschule sowie Jahr und Semester der Ersteinschreibung, Abschluss, Anzahl der Semester/Urlaubssemester
  • Angaben zu bereits abgelegten Abschlussprüfungen: Hochschule bzw. Staat der Prüfung, Abschluss, Studienform, Studienfächer, Datum und Durchschnittsnote der Abschlussprüfung, ggf. Übersetzungen ausländischer Zeugnisse
  • Passbild
  • Lebenslauf (Nur bei Meisterklasse)
  • Video nur bei Videovorauswahl
  • Studiengangspezifische Unterlagen wie Kompositionen und Stellungnahmen
  • Passkopie
  • Bei internationalen Bewerbern: Ausländische Bildungsnachweise, ggf. Sprachzeugnis
  • Bei Bewerbern aus der VR China: Bescheinigung der Akademischen Prüfstelle der deutschen Botschaft in Peking über die Echtheit ihrer Zeugnisse, ggf. Sprachzeugnis
  • Bei minderjährigen Bewerbern zusätzlich: Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten
  • Kontodaten

Gemäß Art. 87 Abs. 2 BayHIG sind Studierende zur Angabe aller persönlichen Daten mit Relevanz für die Abwicklung ihrer Bewerbung und ihres Studiums verpflichtet. Sollten abgefragte, entscheidungsrelevante Daten nicht angegeben worden sein, können darauf beruhende Ansprüche (z.B. auf Zulassung zum Studium, Immatrikulation, Prüfung, Beurlaubung, Fristverlängerungen und Zugänge etc.) verloren gehen.

Immatrikulation

Mit der Immatrikulation zum Studium und im Verlauf des Studiums werden zusätzlich folgende weitere Daten erhoben und verarbeitet:

  • Semesteranschrift, Heimatanschrift
  • Akademischer Werdegang des Bewerbers
  • erzielte Abschlüsse
  • Bei Bewerbern aus nicht deutschsprachigem Ausland: Sprachnachweise
  • Angabe zu weiteren Einschreibungen an einer anderen Hochschule im aktuellen Einschreibesemester
  • Angaben, die zur Prüfung der Immatrikulationshindernisse nach Art. 91 BayHIG erforderlich sind
  • Gebühreneingänge (Überweisungsdaten)
  • Beitragsbefreiungen
  • Belegte und absolvierte oder anerkannte Prüfungen/Module mit Datum und Ergebnis der Prüfung
  • Angaben nach der Studenten-Krankenversicherungs-Meldeverordnung

Empfänger der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Online-Bewerbung von der Hochschule für Musik Würzburg verarbeitet werden, übermitteln wir grundsätzlich nicht an Dritte.

In Einzelfällen kann dies auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO). Sofern technische Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO.

Innerhalb der Hochschule haben autorisierte Beschäftigte des Studierendensekretariats und des Internationalen Office Zugriff auf Ihre Daten.

Für das Bewerbungsverfahren nutzen wir die elektronische Plattform der MUV.AG GmbH („muvac“) mit Sitz in Alt-Moabit 19, 10559 Berlin an. Der Dienstleister sowie etwaige Subauftragnehmer erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages bzw. etwaiger Vertragsverhältnisse mit Subauftragnehmern erforderlich bzw. vorgesehen ist. Weitere Informationen zu muvac finden Sie auf der Webseite: https://www.muvac.com/.

Die Begleichung der Bewerbungsgebühr erfolgt über den Paymentdienstleister Stripe Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, California 94103. An das Unternehmen werden Name, Anschrift, Kontonummer, Bankleitzahl, evtl. Kreditkartennummer, Rechnungsbetrag, Währung und Transaktionsnummer ausschließlich zum Zwecke der Zahlungsabwicklung weitergegeben. Nähere Informationen zum Datenschutz von Stripe finden Sie unter der URL https://stripe.com/de/terms.

Im Rahmen der Zulassung und des Studienverlaufs erfolgt ein Abgleich persönlicher Daten mit der Krankenkasse (Rechtsgrundlage Studentenkrankenversicherungs-Meldeverordnung, SKV-MV vom 27. März 1996 in der aktuellen Fassung) sowie ggfs. eine Datenübermittlung an das Studentenwerk München im Zusammenhang mit dort gestellten BAföG-Anträgen (Rechtsgrundlage §§ 47 / 48 Bundesausbildungsförderungsgesetz – BAföG).

Die Hochschule hat in vielen Stipendienprogrammen ein Vorschlagsrecht für mögliche KandidatInnen unter den Studierenden: Kontakt- und Leistungsdaten gibt die Hochschule stets nur mit Einwilligung der Betroffenen weiter. Eine Datenweitergabe auch ohne Kenntnis ist zulässig auf der Grundlage des Art. 27 BayDSG zur Vorbereitung und Durchführung staatlicher oder kommunaler Auszeichnungen oder Ehrungen.

Die Hochschule für Musik Würzburg betreibt CAS der Firma CAS Software AG als Prüfungs-, Immatrikulations- und Studierendenverwaltungssoftware. Die Systeme, einschließlich der Online-Portale, werden zentral an der Akademie gehostet und von der Firma CAS administriert. Weitere Informationen zu CAS finden Sie auf der Webseite: https://www.cas.de/customer-centricity/customer-centricity/datensicherheit/datensicherheit.html

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Wir nutzen für die Durchführung des Bewerbungsverfahren die elektronische Plattform muvac. Der Anbieter arbeitet mit amerikanischen Unterauftragnehmer zusammen. Die Datenverarbeitung findet insofern in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist garantiert, da alle Unterauftragnehmer als Datenempfänger über das Data Privacy Framework zertifiziert sind.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Ihre innerhalb des Bewerbungs- bzw. Zulassungsverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichern wir mindestens für 24 Monate.

Waren Bewerbungen nicht erfolgreich, werden diese Daten so lange gespeichert, bis diese für die Bearbeitung des Bewerbungsprozesses nicht mehr notwendig sind (Art. 17 Abs. 1 lit. a DSGVO). Im Fall der Archivwürdigkeit erfolgt die Löschung erst, nachdem die Daten dem Archiv angeboten wurden (Art. 89 DSGVO i.V.m Art. 26 Abs. 6 BayDSG).

Von immatrikulierten Studierenden speichert die Hochschule für Musik Würzburg die persönlichen Daten für die Dauer des Studiums nach den gesetzlichen Vorgaben:

  • Eine reduzierte Prüfungsakte wird für die Dauer von 50 Jahren gespeichert mit Informationen über die Immatrikulationsdauer, die Prüfungsergebnisse, die Exmatrikulation und die Verleihung des akademischen Grades. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem exmatrikuliert wurde.
  • Persönliche Daten, die Finanztransaktionen betreffen (Studentenwerksbeiträge, Studiengebühren in den berufsbegleitenden Bachelor- und Masterstudiengängen) werden auf der Grundlage des Haushalt- und Steuerrechts für die Dauer von zehn Jahren gespeichert.

Betroffenenrechte

Allgemein

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu: 

  • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. 

Widerspruchsrecht

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Wird während des Bewerbungsverfahrens die Löschung der Bewerbungsdaten begehrt, wird dies als Rücknahme der Bewerbung gewertet.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Die Hochschule für Musik Würzburg behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen wenden.